"سند رسمی" را در خانه خود تنظیم کنید!
رئیس کانون سردفتران و دفتریاران به تشریح عملکرد سامانه "سند من" پرداخت و به حداقل رساندن تخلفات و اشتباهات در حوزه سردفتری و کاهش هزینه‌های مختلف مرتبط با تنظیم سند را از نتایج آن دانست.
به گزارش خبرنگار اجتماعی خبرگزاری تسنیم؛ نشست خبری علی خندانی، رئیس کانون سردفتران و دفتریاران بعد از ظهر امروز به مناسبت هفته قوه قضائیه برگزار شد. خندانی در این نشست با تبریک هفته قوه قضائیه و بزرگداشت شهدای انقلاب و شهید بهشتی و تسلیت به مناسبت درگذشت مهدوی‌دامغانی، رئیس اسبق کانون سردفتران و استاد علوم اسلامی در دانشگاه‌های مطرح اروپا و آمریکا گفت: شعار حجت‌الاسلام محسنی‌اژه‌ای از روز انتصاب به ریاست قوه قضائیه ایجاد تحول و تعالی در دستگاه قضائی بود که آن را با محوریت فناوری مطرح کرد و که برنامه‌های منظمی در خصوص تحقق آن برنامه‌ریزی شده و در دستور کار قوه قضائیه است.
وی افزود: پیشرفت بسیار خوبی در بحث هوشمندسازی قوه قضائیه اتفاق افتاده و کانون سردفتران و دفتریاران هم به عنوان مجموعه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و با توجه به این موضوع شرایط کشور و جهان به سمت فناوری و هوش مصنوعی پیش می‌رود در مسیر استفاده از فناوری قرار گرفتیم.
خندانی افزود: در حال حاضر دادرسی که رسیدگی‌ها باید با حضور چند نفر در محکمه صورت بگیرد، به‌صورت الکترونیک صورت می‌گیرد در حالی که متهم در زندان است، وکیل در دفتر کار خودش نشسته و قاضی در دادگاه دادرسی می‌کند. ما قدم‌هایی در خصوص استفاده از فناوری‌های دیجیتال برداشته‌ایم و مرکز دینا سنتر را راه‌اندازی کردیم تا همراه با مجموعه قوه قضائیه و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برای پیشبرد اهداف اقدام کنیم.
رئیس کانون سردفتران و دفتریاران ادامه داد: فرایندهای زیادی در حوزه الکترونیک داریم که به نوبت راه‌اندازی می‌شوند؛ از جمله روز قبل سامانه "سند من" رونمایی شد که چند خصوصیت دارد. تا پیش از این گفته می‌شد امکان اینکه شخص در دفتر اسناد نباشد و سند تنظیم کند، محال است و متقاضیان تنظیم سند باید باید فیزیکی اسناد و مدارک را به دفتر اسناد تحویل می‌دادند اما با این سامانه، دیگر فقط برای امضا و ثبت اثرانگشت باید در دفتر حاضر شد.
وی در تشریح عملکرد سامانه "سند من" گفت: این سامانه امکان درخواست تنظیم سند رسمی از طریق فضای مجازی را فراهم می‌کند و از طریق گزینه مکان‌یابی آن نزدیکترین دفتر معرفی می‌شود و حتی امکان تنظیم سند را از طریق لینک صحت‌سنجی می‌کند. پس از صحت‌سنجی و انجام احرازها با پیامک امکان تنظیم سند به متقاضی اعلام می‌شود و شخص متقاضی با اسکن یا عکس‌برداری از مدارک از طریق گوشی، تصاویر درخواستی را به دفتر ارسال و سردفتر مدارک را مشاهده می‌کند و استعلامات لازم را به صورت الکترونیک انجام می‌دهد. در ادامه پرداخت‌ها هم انجام و پیش‌نویس سند تنظیم و به شخص متقاضی ارسال می‌شود و اگر مواردی باید اضافه و یا کم شود، به سردفتر اعلام می‌شود و در نهایت سند تنظیم می‌شود و در مرحله آخر متقاضی و طرفین معامله تنظیم سند برای امضا و ثبت اثرانگشت در دفتر حاضر می‌شود.
وی ادامه داد: برای اسناد غیرمنقول شخص باید حداقل سه بار به دفتر مراجعه کند اما در صورت استفاده از "سند من" تنها یک بار برای امضا و اخذ اثرانگشت حضور می‌یابد که در کاهش هزینه‌ها و انجام سفرهای درون‌شهری و ترافیک و مصرف سوخت تأثیر مثبت دارد. همچنین در نتیجه شرایطی مشابه شیوع کرونا امکان ارائه خدمات غیرحضوری در دفاتر ممکن می‌شود و تهدیدات از آن ناحیه مانند تعطیلی و ازدحام مراجعین و بالا رفتن امکان احتمال بیماری کاهش می‌یابد.
وی تأکید کرد: بحث حذف کپی مدارک مانند شناسنامه از نتایج سامانه "سند من" است و از دیگر نتایج آن می‌توان به حفظ بیشتر کرامت مراجعه‌کنندگان و به حداقل رساندن میزان تخلفات در دفاتر اسناد اشاره کرد. استفاده از سامانه "سند من" این هفته در دو استان کشور به صورت آزمایشی اجرا می‌شود و پس از رفع نواقص احتمالی از پایان این ماه استفاده از این سامانه سراسری خواهد بود.
رئیس کانون سردفتران و دفتریاران در ادامه درباره اسکن دفاتر اسناد گفت: اسکن دفاتر از حدود 5 ماه قبل شروع شده است. در 6 استان اسکن تمام شده و الباقی بین 60 تا 80 درصد پیشرفت داشته است و تا پایان سال اسکن تمامی دفاتر به پایان می‌رسد. اسکن دفاتر اسناد مانع از بروز مشکلات و تخلفات احتمالی است. سرقت و خطراتی مانند سیل و آتش‌سوزی دفاتر را تهدید می‌کند که با انجام اسکن این مشکلات رفع می‌شود و به اسناد به‌هیچ عنوان آسیبی اتفاق نخواهد افتاد.
ایران به اتحادیه جهانی سردفتران می‌پیوندد
خندانی در بخش دیگری از سخنانش با اظهار اینکه؛ از سال‌ها قبل اتحادیه جهانی سردفتران با حضور 145 کشور فعالیت دارد، گفت: این اتحادیه به ایجاد وحدت رویه برای تنظیم اسناد مراجعین و همچنین تسهیل تنظیم سند بین هموطنانی که در دو کشور حضور دارند اقدام می‌کند. ما چند دوره در اجلاسیه این اتحادیه حاضر بودیم و قرار شد آبان ماه کشور جمهوری اسلامی ایران به اتحادیه جهانی سردفتران بپیوندد.
وی در بخش دیگری از سخنانش اظهار کرد: پس از تصویب و ابلاغ قانون تسهیل صدور مجوزهای کسب و کار تعدادی از همکارانی که می‌توانستند چند سال دیگر هم در منصب سردفتری حضور داشته باشند، درخواست بازنشستگی دادند. در کانون سردفتران دو نوع بازنشستگی داریم، اجباری که بعد از 30 سال خدمت رخ می‌دهد و بازنشستگی زودتر از موعد با 25 سال سابقه. قانون تسهیل شرایط واگذاری دفاتر را سخت‌تر کرده و پس از تصویب این قانون در مدت قانونی که در اختیار داشتیم بیش از 400 درخواست بازنشستگی ارسال شد که با حدود 230 مورد آن موافقت شد و باقی در دست بررسی است.
خندانی تأکید کرد: این بازنشسته‌ها بر اساس قانون قدیم یعنی ماده 69 قانون دفاتر اسناد رسمی استفاده کردند و دفتر خود را به فرزندان و یا اشخاص دیگر واگذار کردند. افراد جدید باید از فیلترهای قانونی شامل آزمون و اختبار و ابلاغ عبور کنند و تمام مراحل جذب سردفتر به جز آزمون عمومی را باید بگذرانند.
رئیس کانون سردفتران و دفتریاران درباره برون‌سپاری‌ها به دفاتر اسناد رسمی گفت: سیاست قوه قضائیه و نظام این است که برون‌سپاری باید اجرا شود و مواردی که بحث حاکمیت صرف ندارد با برون‌سپاری به مردم واگذار شود. یکی از سازمان‌های پیشقدم در امر برون‌سپاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است.
وی افزود: الان 80 درصد امر ثبت شرکت‌ها به دفاتر سپرده شده است، تعرفه‌ها برای آن مشخص شده، آیین‌نامه نوشته شده و آموزش‌ها هم ارائه می‌شود. قریب به 100 میلیون خدمت در حوزه ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود که امکان انجام آن در دفاتر وجود دارد. همچنین بخشی از روند ثبت مالکیت معنوی هم به دفاتر اسناد رسمی برون‌سپاری شده است. قبلاً اگر کسی برای تکمیل پرونده‌اش می‌خواست یک کپی برابر اصل تحویل دهد اگر هر جای کشور بود باید شخصاً به تهران می‌آمد و مدرک را تحویل می‌داد؛ اما الان شخص متقاضی هر جای ایران می‌تواند بدون اینکه به تهران بیایند به نزدیکترین دفتر مراجعه کنند و آنجا مدرک درخواستی را برابر اصل و بارگذاری و به اداره ثبت مالکیت معنوی ارسال کند.
وی در بخش دیگری از تشریح فعالیت‌های الکترونیک و برون‌سپاری‌شده به دفاتر اسناد رسمی گفت: اسناد قبلآً دفترچه‌ای بود که تبدیل به سند تک‌برگ شدند، برای دریافت این سند هم پروسه اینطور طی می‌شد که باید درخواست به دفترخانه ارائه می‌شد و از آنجا به سازمان ثبت اعلام می‌شد و بعد از آماده شدن سند به پست ارسال می‌شد و پست باید به شخص می‌‌رساند که ممکن بود در خانه نباشد و برگشت بخورد و مشکلاتی از این دست داشت.
خندانی افزود: اما این امکان ایجاد شده که در دفترخانه و بلافاصله بعد از تنظیم سند، پرینت سند به صاحب آن تحویل شود. حتی این امکان وجود دارد که در آینده شخص یک کد را دریافت کند و هر جا که خواست پرینت سند را از طریق اینترنت دریافت کند. با این که قاضی دادگاه با وارد کردن آن کد پرینت سند را دریافت کند و پروسه رفت و آمد و ارسال به کارشناسی و ... حذف شود.
رئیس کانون سردفتران و دفتریاران درباره مشکلات مربوط به تنظیم سند برای ایرانیان خارج از کشور گفت: اسناد وکالتی، تعهدنامه و اسناد این چنینی را می‌توان در کنسولگری‌های جمهوری اسلامی ایران در دیگر کشورها انجام داد. همین انجام وکالت هم مشکلات عجیبی دارد. مثلآً در کانادا کنسولگری و سفارت نداریم و تعداد ایرانیان مقیم این کشور هم زیاد است و هموطنان برای تنظیم وکالتنامه‌های خود باید به یک کشور دیگر روند و با حضور در کنسولگری ایران در آن کشورها که با صرف هزینه‌های گزاف است، اسناد خود را تنظیم کنند. البته برای تنظیم سند در کنسولگری‌ها هم مبالغ زیادی اخذ می‌شود.
وی ادامه داد: بعضاً مسائل حقوقی در اسناد تنظیمی در کنسولگری‌ها رعایت نمی‌شود و سردفتر در ایران آن را نمی‌پذیرد و عودت می‌خورد که باید پروسه از نو طی شود. با توجه به این مشکلات در فاز دوم اجرای سامانه "سند من" ایرانیان می‌توانند با دفترخانه‌های داخل کشور لینک شوند و از طریق امضای الکترونیک که باید بسترهای آن فراهم شود، سند را تنظیم کند.
خندانی وی با بیان اینکه امکان کنترل و نظارت بر عملکرد "سند من" وجود دارد و متقاضی می‌تواند از سردفتر روند تنظیم سند را پیگیری کند، ادامه داد: ممکن است خیلی از سیستم‌ها و سامانه‌ها با حمله سایبری مواجه شوند اما این را مورد تأکید قرار می‌دهد که زیرساخت "سند من" در سامانه الکترونیکی سازمان ثبت راه‌اندازی شده که از نظر امنیتی بسیار قوی است.
آزمون سردفتری 1401 برگزار می‌شود
وی در بخش دیگری از این نشست خبری در پاسخ به سؤال خبرنگار تسنیم در خصوص زمان برگزاری آزمون سردفتری در سال 1401 بر اساس تکلیف قانون تسهیل صدور مجوزها گفت: قانون تسهیل بر خلاف نیاز واقعی آزمون سالانه سردفتری را پیش‌بینی کرده است و متأسفانه توضیحات ما در مجلس و شورای نگهبان در این خصوص شنیده نشد.
خندانی افزود: طبق آخرین نظرسنجی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از سراسر کشور، حوزه‌های ثبتی نیازی برای راه‌اندازی دفتر جدید اعلام نکرده‌اند و حتی نیمی از ورودی‌های آزمون 97 درخواست تعطیلی دفاتر و یا انتقال داده‌اند زیرا درآمدهای خالص 3 میلیون تومانی دارند. ما نیازی به تأسیس یا گزینش جدید سردفتر نمی‌بینیم اما طبق قانون باید آزمون انجام شود. آزمون سردفتری 1401 برگزار خواهد شد اما در حال نیازسنجی اولیه است تا بهترین استاندارد برای گزینش و جذب دفاتر انجام شود و زمان آزمون از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام خواهد شد.
مشاوران املاک و خودرو ساماندهی می‌شوند
رئیس کانون سردفتران و دفتریاران همچنین با اشاره به در دستور کار بودن ساماندهی مشاورین املاک و خودرو از سوی این کانون، گفت: با سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و قوه قضائیه در حال تنظیم دستورالعمل‌ها در خصوص این ساماندهی هستیم. کلیت امر به این صورت خواهد بود که مشاورین املاک و خودرو صلاحیت تنظیم سند را نداشته باشند.
وی افزود: در قانون تجارت بحث دلالی تعریف شده است و مشاروان املاک و خودرو هم باید در این حوزه فعالیت کنند و طرفین معامله را به هم معرفی کنند و هرگاه کار به مکاتبه قرارداد رسید باید تنظیم قرارداد در دفاتر اسناد رسمی انجام شود. آگاه شدن از ممنوع‌المعامله‌ها، بازداشتی‌ها و محجورین، از فواید تنظیم سند در دفاتر است.
وی تأکید کرد: ساماندهی مشاوران املاک و خودرو در استان‌های داوطلب به صورت پایلوت و آزمایشی آغاز می‌شود.
رئیس کانون سردفتران و دفتریاران در پایان با بیان اینکه در شهر تهران 31 حوزه شورای حل اختلاف و 1700 دفتر اسناد رسمی فعالیت می‌کند که از نظر کمیت و نیروی انسانی قابل قیاس نیستند، از امکان تنظیم اسناد مسکن مهر، انتقال فیش حج، انحصار وراثت، تقسیم ترکه، ثبت جهیزیه و ... در دفاتر اسناد رسمی خبر داد.
